Στις σύγχρονες επιχειρήσεις, τα ομαδικά προγράμματα υγείας δεν αποτελούν απλώς μια πρόσθετη παροχή προς τους εργαζομένους. Είναι πλέον βασικό εργαλείο προσέλκυσης και διατήρησης ταλέντου, στοιχείο της συνολικής εμπειρίας εργαζομένου και μέρος της στρατηγικής ενός οργανισμού που θέλει να δείχνει έμπρακτα ότι επενδύει στους ανθρώπους του.
Ακριβώς γι'' αυτό, η ανανέωση ή η νέα διαπραγμάτευση ενός ομαδικού προγράμματος δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μια απλή ετήσια διαδικασία τιμολόγησης. Είναι μια κρίσιμη στιγμή επαναξιολόγησης αναγκών, κόστους, καλύψεων και συνολικής αποτελεσματικότητας του benefit. Και σε αυτό το σημείο, ο ρόλος του εξειδικευμένου ασφαλιστικού broker γίνεται καθοριστικός.
Το ομαδικό πρόγραμμα υγείας δεν είναι “ένα ακόμη συμβόλαιο”
Πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να προσεγγίζουν το ομαδικό πρόγραμμα υγείας κυρίως με όρους κόστους. Όμως η πραγματική αξία του δεν βρίσκεται μόνο στο ασφάλιστρο. Βρίσκεται στο κατά πόσο το πρόγραμμα ανταποκρίνεται στις ανάγκες των εργαζομένων, αν παραμένει ανταγωνιστικό σε σχέση με την αγορά, αν στηρίζει τους στόχους του HR και αν διαχειρίζεται σωστά τον ασφαλιστικό κίνδυνο της επιχείρησης.
Ένα πρόγραμμα μπορεί να φαίνεται “ικανοποιητικό” επειδή υπάρχει εδώ και χρόνια, αλλά στην πράξη να μην εξυπηρετεί πλέον τη σύνθεση του προσωπικού, να μην είναι σωστά δομημένο, να περιλαμβάνει παρωχημένες παροχές ή να έχει κόστος που δεν αντικατοπτρίζει την πραγματική του αξία.
Η ανανέωση, λοιπόν, δεν πρέπει να είναι μια τυπική αποδοχή νέων όρων. Πρέπει να είναι μια οργανωμένη διαδικασία ελέγχου και ουσιαστικής διαπραγμάτευσης.
Τι πρέπει να εξετάζει κάθε HR manager πριν από ανανέωση ή νέα διαπραγμάτευση
Πριν από οποιαδήποτε απόφαση, είναι σημαντικό να απαντηθούν ορισμένα βασικά ερωτήματα:
- Το υφιστάμενο πρόγραμμα καλύπτει πραγματικά τις ανάγκες των εργαζομένων;
- Υπάρχουν παροχές που χρησιμοποιούνται ελάχιστα και άλλες που θα έπρεπε να ενισχυθούν;
- Η σχέση κόστους και καλύψεων παραμένει ανταγωνιστική;
- Υπάρχουν εναλλακτικές στην αγορά που προσφέρουν καλύτερη δομή ή ευελιξία;
- Έχει η εταιρεία σωστή εικόνα για το claims ratio, τη χρήση των παροχών και τις τάσεις του χαρτοφυλακίου;
- Υπάρχει δυνατότητα βελτίωσης όρων χωρίς δυσανάλογη αύξηση κόστους;
Αυτά τα ερωτήματα είναι κρίσιμα, γιατί η αποτελεσματική διαπραγμάτευση δεν γίνεται “γενικά και αόριστα”. Γίνεται πάνω σε δεδομένα, συγκρίσεις και ξεκάθαρη στρατηγική.
Γιατί η διαπραγμάτευση πρέπει να γίνεται από broker
Εδώ βρίσκεται μία από τις σημαντικότερες αποφάσεις για ένα HR department. Όταν η επιχείρηση διαπραγματεύεται απευθείας με μία ασφαλιστική εταιρεία, πρακτικά συζητά μέσα στο πλαίσιο και τη λογική ενός μόνο παρόχου. Αυτό από μόνο του περιορίζει τη διαπραγματευτική δύναμη.
Αντίθετα, ο broker λειτουργεί για λογαριασμό της επιχείρησης και όχι της ασφαλιστικής. Αυτό σημαίνει ότι έχει τη δυνατότητα να δει την ευρύτερη αγορά, να συγκρίνει επιλογές, να αναδείξει αδυναμίες της υφιστάμενης λύσης, να ασκήσει πραγματική πίεση στους όρους και να διεκδικήσει βελτιώσεις που μια επιχείρηση δύσκολα θα εξασφαλίσει μόνη της.
Ο broker δεν περιορίζεται στο να ζητήσει μία προσφορά. Ο σωστός broker οργανώνει ολόκληρη τη διαδικασία της διαπραγμάτευσης: αναλύει το υφιστάμενο πρόγραμμα, αξιολογεί τη ζημιογόνο εμπειρία, εντοπίζει ευκαιρίες ανασχεδιασμού, χτίζει τεχνικό και εμπορικό διαπραγματευτικό πλαίσιο και συγκρίνει ουσιαστικά εναλλακτικά σενάρια.
Με απλά λόγια, ο broker μετατρέπει την ανανέωση από παθητική διαδικασία σε ενεργό στρατηγική διαχείριση.
Ο πλήρης έλεγχος δεν σημαίνει μόνο καλύτερη τιμή
Ένα από τα συχνότερα λάθη είναι να θεωρείται ότι “καλή διαπραγμάτευση” σημαίνει απλώς χαμηλότερο ασφάλιστρο. Στην πραγματικότητα, ο πλήρης έλεγχος ενός ομαδικού προγράμματος αφορά πολύ περισσότερα:
- Αφορά το ποιοι όροι αλλάζουν στην ανανέωση.
- Αφορά το πώς δομούνται οι καλύψεις.
- Αφορά το ποια συμμετοχή είναι λειτουργική για τον εργαζόμενο και βιώσιμη για την επιχείρηση.
- Αφορά το αν υπάρχουν σωστά όρια, σωστές εξαιρέσεις και σωστές διαδικασίες αποζημίωσης.
- Αφορά το αν το πρόγραμμα μπορεί να εξελιχθεί μαζί με την εταιρεία.
Ο broker βοηθά την επιχείρηση να έχει πλήρη εικόνα και ουσιαστικό έλεγχο σε όλα τα παραπάνω. Δεν αφήνει το πρόγραμμα να “τρέχει μόνο του”, αλλά το παρακολουθεί, το επαναξιολογεί και παρεμβαίνει όπου χρειάζεται.
Τι μπορεί να πετύχει ένας broker σε μια σωστή διαπραγμάτευση
Μια σωστά οργανωμένη διαπραγμάτευση μέσω broker μπορεί να οδηγήσει σε πολύ ουσιαστικά αποτελέσματα για μια επιχείρηση:
- Μπορεί να εξασφαλίσει καλύτερους οικονομικούς όρους χωρίς να χαθεί η ποιότητα του προγράμματος.
- Μπορεί να βελτιώσει τις καλύψεις εκεί που υπάρχει πραγματική ανάγκη.
- Μπορεί να ανασχεδιάσει το πρόγραμμα ώστε να είναι πιο σύγχρονο και πιο ελκυστικό για τους εργαζομένους.
- Μπορεί να προτείνει εναλλακτικά μοντέλα συμμετοχής ή επιπέδων κάλυψης.
- Μπορεί να ενισχύσει τις εξωνοσοκομειακές παροχές, τα check-up, τις υπηρεσίες πρόληψης ή την πρόσβαση σε καλύτερα δίκτυα.
- Μπορεί να συμβάλει στη βελτίωση της καθημερινής εμπειρίας χρήσης του προγράμματος από τους εργαζομένους.
Και κυρίως, μπορεί να προστατεύσει το HR από μια πρόχειρη ή μονοδιάστατη απόφαση που θα φαίνεται σωστή στο χαρτί, αλλά θα δημιουργεί προβλήματα στην πράξη.
Ο broker ως στρατηγικός συνεργάτης του HR
Το HR δεν χρειάζεται απλώς έναν μεσάζοντα ασφαλιστικών προϊόντων. Χρειάζεται έναν συνεργάτη που να κατανοεί ταυτόχρονα την ασφαλιστική αγορά, τη λογική των benefits, τις ανάγκες του ανθρώπινου δυναμικού και τις προτεραιότητες της διοίκησης.
Ένας εξειδικευμένος broker μπορεί να υποστηρίξει το HR σε κάθε στάδιο:
- στην αποτύπωση των πραγματικών αναγκών της εταιρείας,
- στην ανάλυση του υπάρχοντος προγράμματος,
- στην αξιολόγηση των δεδομένων χρήσης,
- στη διαμόρφωση σωστής στρατηγικής διαπραγμάτευσης,
- στην παρουσίαση εναλλακτικών λύσεων προς τη διοίκηση,
- και στη μετέπειτα παρακολούθηση της απόδοσης του προγράμματος.
Έτσι, το HR δεν λειτουργεί αποσπασματικά ούτε βασίζεται μόνο στις πληροφορίες που δίνει η ασφαλιστική πλευρά. Έχει δίπλα του έναν σύμβουλο που εκπροσωπεί αποκλειστικά τα συμφέροντα της επιχείρησης.
Πότε είναι η σωστή στιγμή να ξεκινήσει η διαπραγμάτευση
Ένα ακόμη σημαντικό σημείο είναι το timing. Πολλές επιχειρήσεις ξεκινούν να ασχολούνται με την ανανέωση πολύ κοντά στην ημερομηνία λήξης του συμβολαίου. Αυτό συνήθως περιορίζει τις επιλογές, μειώνει το περιθώριο ουσιαστικής ανάλυσης και οδηγεί σε αποφάσεις υπό χρονική πίεση.
Η σωστή προσέγγιση είναι η προετοιμασία να ξεκινά αρκετά νωρίτερα. Όσο πιο οργανωμένα κινηθεί μια επιχείρηση μαζί με τον broker της, τόσο μεγαλύτερη διαπραγματευτική ισχύ αποκτά. Υπάρχει χρόνος για αξιολόγηση δεδομένων, επαφές με την αγορά, σύγκριση σεναρίων και προσεκτικό σχεδιασμό.
Η καλή ανανέωση δεν είναι αποτέλεσμα τελευταίας στιγμής. Είναι αποτέλεσμα στρατηγικής προετοιμασίας.
Το σωστό ομαδικό πρόγραμμα ενισχύει και το employer brand
Σήμερα, οι εργαζόμενοι αξιολογούν πολύ περισσότερο τις παροχές υγείας που τους προσφέρει ένας εργοδότης. Ένα ποιοτικό ομαδικό πρόγραμμα δεν είναι μόνο πρακτική προστασία. Είναι και μήνυμα εταιρικής κουλτούρας.
Δείχνει ότι η επιχείρηση φροντίζει έμπρακτα τους ανθρώπους της. Δείχνει ότι αντιλαμβάνεται τη σημασία της υγείας, της πρόληψης και της ασφάλειας. Δείχνει ότι αντιμετωπίζει το employee wellbeing ως προτεραιότητα και όχι ως τυπική υποχρέωση.
Για τον λόγο αυτό, η επιλογή και η διαπραγμάτευση του προγράμματος δεν είναι μόνο ασφαλιστικό θέμα. Είναι και θέμα στρατηγικής ανθρώπινου δυναμικού.
Συμπέρασμα
Για κάθε σύγχρονη επιχείρηση, η ανανέωση ή η νέα διαπραγμάτευση ενός ομαδικού προγράμματος υγείας είναι μια σημαντική επιχειρηματική απόφαση. Δεν αρκεί να εξετάζεται μόνο η τιμή ούτε να αντιμετωπίζεται ως μια διαδικασία ρουτίνας.
Αυτό που χρειάζεται είναι σωστή προετοιμασία, ανάλυση, γνώση της αγοράς και πραγματική διαπραγματευτική στρατηγική. Και ακριβώς γι'' αυτό, ο broker πρέπει να έχει τον κεντρικό ρόλο στη διαδικασία.
Γιατί ο broker δίνει στην επιχείρηση κάτι πολύ πιο σημαντικό από μια απλή προσφορά: της δίνει έλεγχο, διαφάνεια, επιλογές και ουσιαστική διαπραγματευτική δύναμη.
Σε ένα περιβάλλον όπου το HR καλείται να πετύχει περισσότερα με στρατηγική σκέψη και μετρήσιμο αποτέλεσμα, ο σωστός broker δεν είναι απλώς χρήσιμος. Είναι απαραίτητος.